EduCourse Pro

01Pendahuluan

EduCourse Pro adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis web untuk lembaga bimbingan belajar/kursus. Sistem ini menangani proses mulai dari pendaftaran siswa baru, pengelolaan kelas dan jadwal, presensi, penilaian, pembayaran SPP, penggajian tutor, hingga publikasi artikel blog — semuanya dalam satu dashboard terpadu.

Aplikasi terdiri dari beberapa bagian:

• Landing page publik — halaman depan yang bisa diakses siapa saja tanpa login.
• Halaman pendaftaran online — untuk calon siswa mendaftar sendiri.
• Dashboard admin (aplikasi utama) — tempat seluruh pengelolaan data dilakukan, dengan tampilan dan menu yang menyesuaikan peran (role) masing-masing pengguna.
• Blog publik — artikel/berita yang bisa dibaca pengunjung umum.

Dokumen ini ditujukan untuk semua peran pengguna: Administrator, Staf Akademik, Tutor, Siswa, dan Orang Tua. Bagian mana yang relevan untuk Anda dijelaskan di Bab 5.

02Struktur & Alamat Halaman

Secara teknis, EduCourse Pro terdiri dari beberapa halaman berikut:

Setelah login berhasil di /login.html, sistem otomatis mengarahkan Anda ke /app/ (dashboard).

03Bagian Publik (Tanpa Login)

3.1 Landing Page #

Halaman depan (beranda) berisi beberapa bagian yang bisa diakses dengan menggulir (scroll) atau klik menu navigasi:

• Beranda — pengenalan singkat lembaga.
• Program — daftar program/paket belajar yang ditawarkan.
• Fasilitas — fasilitas yang tersedia di lembaga.
• Blog — cuplikan 3 artikel terbaru yang sudah dipublikasikan (diambil otomatis dari data blog, bukan teks tetap).
• FAQ — pertanyaan yang sering diajukan.
• Kontak — informasi kontak lembaga.

Jika belum ada artikel yang dipublikasikan atau backend sedang tidak bisa dihubungi, bagian Blog di landing page akan otomatis disembunyikan agar tidak menampilkan grid kosong.

3.2 Pendaftaran Siswa Baru #

Calon siswa dapat mendaftar sendiri melalui halaman Pendaftaran tanpa perlu akun terlebih dahulu. Data yang perlu diisi:

1. Isi seluruh data pada form pendaftaran.
2. Pilih program yang diminati.
3. Centang kotak persetujuan Syarat & Ketentuan.
4. Klik tombol daftar.
5. Pendaftaran akan masuk ke antrean "Pendaftaran Baru" di dashboard admin/staf untuk ditinjau dan disetujui/ditolak.

Pendaftaran yang masuk berstatus tertunda sampai disetujui oleh Admin/Staf Akademik lewat menu Pendaftaran Baru di dashboard — akun login siswa baru aktif setelah disetujui.

3.3 Blog Publik #

Pengunjung dapat membaca artikel yang sudah dipublikasikan di /blog/ — lengkap dengan pencarian, filter kategori (otomatis muncul sesuai kategori yang benar-benar dipakai), dan pagination 9 artikel per halaman. Klik judul/gambar artikel untuk membaca isi lengkapnya.

04Login & Lupa Kata Sandi

4.1 Login #

1. Buka halaman /login.html (atau klik tombol Masuk/Login dari landing page).
2. Isi Email dan Kata Sandi akun Anda.
3. Klik tombol Masuk.
4. Anda akan diarahkan otomatis ke dashboard (/app/) sesuai hak akses peran Anda.

Akun default sistem: email admin@educourse.com dengan kata sandi Riyutek Pro. Segera ganti kata sandi default ini lewat menu Manajemen Akun setelah login pertama kali, demi keamanan.

4.2 Lupa Kata Sandi (Reset Mandiri) #

Jika lupa kata sandi, gunakan fitur reset mandiri lewat kode verifikasi 6 digit:

1. Klik "Lupa kata sandi?" di halaman login.
2. Masukkan email akun Anda, lalu klik "Kirim Kode Verifikasi".
3. Kode 6 digit akan dikirim ke Email dan/atau WhatsApp yang tertaut ke akun Anda (tergantung integrasi notifikasi yang aktif — lihat Bab 8).
4. Masukkan kode yang diterima beserta kata sandi baru.
5. Kata sandi berhasil diperbarui, silakan login kembali dengan kata sandi baru.

Kalau kode verifikasi tidak kunjung diterima, cek dulu apakah integrasi Email/WhatsApp di menu Integrasi Notifikasi (khusus Administrator) sudah aktif dan teruji berhasil pada menu Uji Coba Notifikasi.

05Peran & Hak Akses Menu

EduCourse Pro membedakan 5 peran pengguna, masing-masing dengan menu yang berbeda:

5.1 Tabel Akses Menu per Peran #

Klik salah satu peran untuk melihat menu apa saja yang tersedia untuknya — baris yang tidak relevan akan meredup.

Data Tutor, Presensi Tutor, dan Jadwal Mengajar tetap tampil untuk role Tutor karena berisi data milik dirinya sendiri (bukan data tutor lain). Master Data Cabang kini tidak tampil untuk peran mana pun — lihat Bab 6.21.

06Panduan Per Menu Dashboard

6.1 Dashboard #

Halaman ringkasan berisi statistik utama (jumlah siswa, kelas, pendapatan, dsb) sesuai peran yang login. Titik awal setelah masuk ke sistem.

6.2 Pendaftaran Baru #

Menampilkan antrean pendaftaran siswa dari halaman publik (register.html) yang menunggu peninjauan.

• Tinjau data calon siswa yang mendaftar.
• Setujui — data otomatis dipindahkan menjadi akun siswa aktif.
• Tolak — data pendaftaran dihapus dari antrean.

6.3 Data Siswa #

Kelola seluruh data induk siswa: tambah, edit, hapus data siswa satu per satu, atau impor massal lewat file Excel untuk efisiensi input data dalam jumlah banyak.

6.4 Presensi Siswa #

Mencatat kehadiran siswa per sesi kelas. Riwayat presensi ini yang muncul di portal Siswa/Orang Tua sebagai riwayat kehadiran.

6.5 Nilai Siswa #

Input dan kelola nilai siswa per mata pelajaran/ujian. Data ini yang menjadi sumber grafik tren nilai di portal Siswa/Orang Tua.

6.6 Kelas & Ruangan #

Kelola data kelas/rombongan belajar beserta ruangan yang dipakai.

6.7 Mata Pelajaran #

Kelola daftar mata pelajaran yang diajarkan di lembaga.

6.8 Paket Belajar #

Kelola paket/program belajar (misalnya Kelas Reguler, Intensif UTBK, dsb) beserta rincian biayanya. Data paket ini dirujuk oleh form pendaftaran publik.

Pastikan kode paket di menu ini sudah disesuaikan dengan pilihan program pada form pendaftaran publik sebelum sistem digunakan secara aktif, karena pemetaan awal bersifat sementara dan perlu diverifikasi ulang oleh admin.

6.9 Jadwal Kelas Harian #

Atur dan lihat jadwal kelas harian yang berjalan.

6.10 E-Learning Lite #

Kelola materi ajar dan tugas yang dibagikan ke siswa secara ringan (tanpa fitur LMS kompleks).

6.11 Sertifikat & Portofolio #

Kelola penerbitan sertifikat dan dokumentasi portofolio siswa.

6.12 Kelola Artikel Blog #

CMS (Content Management System) untuk mengelola artikel yang tampil di blog publik dan cuplikan blog di landing page.

1. Buka menu Kelola Artikel Blog, klik tombol tambah artikel.
2. Isi judul, kategori (bisa ketik bebas atau pilih dari kategori yang sudah pernah dipakai), penulis, URL gambar sampul, ringkasan singkat, dan isi artikel lewat editor teks kaya (rich-text editor).
3. Slug (alamat URL artikel) bisa dikosongkan — sistem akan membuatnya otomatis dari judul, dan otomatis menambahkan angka di belakang bila ada judul yang mirip/duplikat.
4. Centang "Terbitkan" jika ingin artikel langsung tampil publik. Jika tidak dicentang, artikel tersimpan sebagai draf dan tidak bisa diakses publik walau tautannya diketahui.
5. Klik Simpan.

Tanggal publikasi terkunci begitu artikel pertama kali diterbitkan — mengedit ulang artikel yang sudah terbit tidak akan mengubah tanggal publikasi aslinya.

Fitur unggah gambar sampul langsung dari perangkat belum tersedia — saat ini gambar sampul hanya bisa diisi lewat tautan URL gambar.

6.13 Data Tutor #

Kelola data induk tutor/pengajar.

6.14 Presensi Tutor #

Pencatatan kehadiran mengajar tutor, termasuk check-in lewat pemindaian kode QR.

6.15 Jadwal Mengajar #

Jadwal mengajar masing-masing tutor.

6.16 Pembayaran SPP (Transaksi) #

Kelola transaksi pembayaran SPP/biaya kursus siswa, termasuk status lunas/belum lunas.

6.17 Penggajian Tutor #

Kelola perhitungan dan pencatatan gaji tutor per periode (bulanan).

6.18 Laporan Keuangan Diperbarui #

Menyusun laporan keuangan lembaga, dengan opsi ekspor ke file Excel (.xlsx) atau PDF untuk kebutuhan pelaporan/pengarsipan. Untuk lembaga multi-cabang, tersedia dropdown filter Cabang di atas tabel laporan — pilih "Semua Cabang" untuk rekap gabungan, atau pilih cabang tertentu untuk melihat laporan keuangan cabang itu saja. Hasil export Excel/PDF juga otomatis mengikuti cabang yang sedang dipilih.

6.19 Profil Lembaga #

Kelola data profil lembaga (nama, alamat, kontak, dll) yang tampil di landing page dan dokumen resmi.

6.20 Manajemen Akun #

Kelola seluruh akun pengguna sistem: buat akun baru, atur peran (role), non-aktifkan, atau reset kata sandi akun pengguna lain. Di sinilah kata sandi akun default sebaiknya diganti.

6.21 Master Data Cabang Diperbarui #

Data cabang lembaga (untuk lembaga yang memiliki lebih dari satu lokasi/cabang) dipakai sebagai referensi dropdown/filter cabang di menu Data Siswa, Data Tutor, Kelas & Ruangan, Manajemen Akun, dan Laporan Keuangan.

Menu mandiri untuk menambah/mengubah/menghapus cabang sudah tidak tersedia lagi di dashboard, untuk semua peran termasuk Administrator. Penambahan cabang baru, perubahan data cabang, atau penghapusan cabang sekarang dilakukan oleh Admin Sistem (Riyutek) di sisi backend atas permintaan Anda. Silakan hubungi Admin Sistem untuk kebutuhan tersebut.

6.22 Integrasi Notifikasi #

Pengaturan koneksi ke penyedia layanan Email dan WhatsApp Gateway yang dipakai sistem untuk mengirim notifikasi otomatis (pengingat pembayaran, kode reset kata sandi, dll). Detail lengkap ada di Bab 8.

6.23 Log Aktivitas #

Rekam jejak (audit trail) otomatis dari seluruh aktivitas yang mengubah data di sistem — siapa melakukan apa dan kapan. Berguna untuk pelacakan dan akuntabilitas.

6.24 Backup Data #

Lakukan pencadangan data secara manual kapan saja, atau andalkan pencadangan terjadwal otomatis.

6.25 Pengaturan Notifikasi #

Menu personal (tersedia untuk semua peran) untuk mengatur notifikasi mana saja yang ingin diterima masing-masing pengguna lewat Email/WhatsApp.

07Fitur Tambahan

7.1 Mode Gelap (Dark Mode) #

Tersedia tombol untuk beralih antara tampilan terang dan gelap. Preferensi ini tersimpan otomatis di perangkat/browser yang digunakan.

7.2 Pencarian Global #

Tekan Ctrl+K (Windows/Linux) atau Cmd+K (Mac) di dashboard untuk membuka pencarian cepat. Fitur ini tersedia untuk peran yang mengelola data siswa/tutor (Administrator, Staf Akademik, Tutor) — tidak tampil untuk Siswa dan Orang Tua karena mereka hanya melihat data milik sendiri.

7.3 Portal Siswa & Orang Tua #

Siswa dan Orang Tua memiliki tampilan dashboard tersendiri yang berfokus pada pemantauan, berisi:

• Riwayat kehadiran (presensi) siswa.
• Grafik tren nilai dari waktu ke waktu.

Data yang tampil di portal ini terbatas hanya untuk siswa yang bersangkutan (atau anak yang terhubung ke akun Orang Tua).

08Notifikasi Email & WhatsApp

Menu Integrasi Notifikasi (khusus Administrator) mengatur dari mana sistem mengirim notifikasi otomatis: kode reset kata sandi, pengingat pembayaran, dan pemberitahuan lainnya.

8.1 Email #

1. Pilih penyedia email: bawaan sistem (MailApp) atau Resend (disarankan, untuk tampilan email lebih rapi & profesional).
2. Jika memilih Resend, isi Nama Pengirim, API Key Resend, dan Email Pengirim yang sudah diverifikasi di akun Resend Anda.
3. Simpan pengaturan.

8.2 WhatsApp #

1. Aktifkan Integrasi WhatsApp.
2. Isi Token API dari penyedia WhatsApp Gateway (mis. Fonnte) dan Nama Pengirim.
3. Simpan pengaturan.

8.3 Uji Coba Notifikasi #

Setelah pengaturan disimpan, selalu gunakan fitur Uji Coba Notifikasi (kirim ke email/nomor WhatsApp milik sendiri) untuk memastikan integrasi benar-benar berhasil sebelum digunakan secara aktif ke seluruh pengguna.

Kalau uji coba menunjukkan status berhasil namun pesan tidak kunjung diterima, periksa juga sisi penyedia layanan: status koneksi device WhatsApp Gateway, kuota terpakai, dan validitas nomor/email tujuan.

09Tips, Troubleshooting & FAQ

Tidak ada pertanyaan yang cocok. Coba kata kunci lain.

10Lampiran

10.1 Ringkasan Alamat Penting #

10.2 Akun Default #

Demi keamanan, segera ganti kata sandi akun default ini setelah instalasi/pemasangan awal selesai, lewat menu Manajemen Akun.